Dobrý den, kdo je podle legislativy povinen spravovat archiv školy? Ředitel? Může ředitel toto spravování dát povinně některému učiteli? Může se tento učitel bránit a jasně říci "ne, to nebudu dělat", aniž by za to byl nějak postižen?

Dobrý den, předávám odpověď kolegy:

Archivace dokumentů školy je součástí povinností, které vyplývají škole z celé řady právních předpisů, které upravují pořizování, oběh a ukládání dokumentů školy v listinné i digitální podobě. Školy vydávají zpravidla spisový řád, jehož součástí jsou i ustanovení týkající se archivace. Ředitel odpovídá za vedení archivace dokumentů školy v souladu s právními předpisy a je samozřejmě také oprávněn určit role jednotlivých pracovníků v systému správy dokumentů školy a jejich pracovní náplně.

Pro doplnění základní předpisy, které s tím souvisí:

Spisová služba se řídí:
- zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen „archivní zákon“)
- vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška“),
- zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění,
- vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,
- vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění vyhlášky 422/2010 Sb.
- zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, v platném znění,
- zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění,
- zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění
- zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění,
- zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, v platném znění,
- zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění.

Dobrý den, děkuji za odpověď. Z ní mi tedy vyplývá, že ředitel zodpovídá, ale učitel může dostat roli archiv spravovat. Musí to být písemně uvedeno ve smlouvě s učitelem, ale postačí ředitelovo ústní sdělení, náplní Tvé práce je/bude...? Bránit se asi nelze, že? Řešení - přijmout to nebo odejít ze školy.

Celkem obšírně jsem sepsal článek o tom, kdo by měl být vedoucím (metodikem, referentem) spisové služby v organizaci. Pokud budete používat elektronickou spisovou službu, tak to bude celkem jednoduchá agenda práce. V případě, že Vám tuto pozici nabízejí, pak si přečtěte také článek O čem je výkon spisové služby a dejte ho přečíst vedoucímu organizace. Pro ty, kdo používají ještě listinnou spisovou službu upozornění, abyste zachovávali originalitu datových a e-mailových zpráv, viz článek Originál úředního dokumentu. Hrozí vám totiž reálně pokuta.

Kdybyste potřebovali pomoci, nebo by Vás zajímal přechod z knihy pošty / podacího deníku na elektronickou formu vedení spisové služby, ozvěte se na david.dobrovolny@tmapy.cz.